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Stellenausschreibung der Deutschen Internationalen Schule in Zagreb

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DEUTSCHE INTERNATIONALE SCHULE ZAGREB (DISZ)
Stellenausschreibung: Verwaltungsleiter/in
Vorgesetzte: Schulleiter/in
Berichtspflichtig: an die Schulleitung und den Vorstand
Bewerbungsfrist: 12.01.2020

Senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen an den Vorstand und die Schulleiterin unter vorstand@deutscheschule.hr und schulleiterin@deutscheschule.hr

Aufgaben der Verwaltungsleitung
• Personalführung des nicht-pädagogischen Personals der DISZ
• Wöchentliche Verwaltungssitzungen - Teambesprechnungen
• Personalverwaltung von Ortslehrkräften (OLK) und Auslandsdienstlehrkräften (ADLK) einschl. Personaldatenbank, Verträge, Gehälter, Steuer, Zulagen, An- und Abmeldungen bei dem Versicherungsträger, Fortbildungsabrechnungen, Beratung des Personals, Schulleiterin und des Vorstands
• Entwurf / Ausarbeitung der Haushaltsplanung in Zusammenarbeit mit Schulleitung, Vorstand und Vorstandsassistentin
• Finanzverwaltung wie Planung, Überwachung und Durchführen des finanziellen Tagesgeschäfts der Schule. Veranlassung von budgetierten und verabschiedeten Ausgaben sowie Sicherstellen der Einhaltung aller gesetzlichen kroatischen Vorgaben und der Vorgaben der Zentralstelle für das Auslandschulwesen (ZfA)
• Beschaffen / überwachen / managen der externen Vertragspartner wie Buchhaltung und Lohnabrechnungsstelle, Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater, kroatisches Schulwesen (Gesundheitswesen, Ministerien etc.), Sicherheit, Catering, Reinigung, Reiseveranstalter, Instandhaltung, Studentenservices etc.
• Ausschreibungen von Arbeitsstellen und Projekten, Anträgen auf Drittmittel
• regelmäßige Berichterstattung und Empfehlungen/Beschlussvorlagen an den Vorstand (Budget, Cash flow, Mahnwesen, Lohnentwicklung, Schulgebühren etc.) sowie Kontrolle der Fortbildungsabrechnungen
• Kommunikation von relevanten Vorstandsbeschlüssen an das gesamte Personal
• Einholung juristischer Auskünfte in Bezug auf die verwaltungs- und personalrelevanten Sachverhalte
• Jährlicher Finanzbericht (Antragstellung, Planung, Vorbereitung, Überwachen der externen Rechnungsprüfung/Wirtschaftsprüfer sowie der Verwendungsnachweise für ZfA, etc.)
• Sicherung des logistischen Schulbetriebs (Standort, Mietvertrag, Sicherheit, Instandhaltung, Ausstattung, Lehrmittelbestellung etc.)
• Teilnahme an den Vorstands- und Eurocampussitzungen und Strategieplanungen
• Mitarbeit in schulischen Gremien zu Themen, die die Zusammenarbeit mit der Verwaltung betreffen z.B. Leitungsgruppe, Lehrerkonferenz, Schulentwicklung
• Kontrolle der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien in Zusammenarbeit mit der Schulleiterin und dem Datenschutzbeauftragten
• Erstellung von Schulordnungen – z.B. Gebühren- und Arbeitsordnung

Voraussetzungen
• Abgeschlossenes Hochschulstudium (BWL oder vergleichbares Verwaltungsstudium)
• Mehrjährige Leitungserfahrung in einer Verwaltung mit kooperativer Personalführung möglichst im Bildungsbereich
• Kenntnis deutscher und kroatischer gesetzlicher Verwaltungsvorgaben
• Mehrsprachigkeit (deutsch, kroatisch und englisch oder französisch) und Kundenfreundlichkeit


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